略论高校教学秘书应有的素质(2)
对业务知识掌握的程度，直接反映和决定了教学秘书的素质、水平和工作能力。教学秘书应具备的业务知识主要包括两个方面。第一是与教学秘书工作有着直接联系的专业荃础知识。例如秘书学、文书学、档案管理学和办公自动化等知识.第二是与高等教育有关的一些基础知识。例如高等学校的办学规律和办学方向，各教学管理机构及其职能，各教学环节所起的作用及其相互的分工与合作，本系(部)教学计划的特色、课程体系等。同时，一个称职的教学秘书还应学习和掌握一定的教育学、管理学、心理学等墓本知识。只有学习和掌握了这些专业基础知识，教学秘书在实际的不作中才能做到更加得心应手，实现工作质量、工作效率和工作水平的同步提高，从而更好地为高校教学工作服务。
为保证教学系统的有序运行.教学秘书应具有一定的组织管理能力和协调沟通能力。组织管理能力是指教学秘书应具有围绕本系(部)教学活动开展一系列统缪活动的能力。例如，参与教学计划和教学活动的制定与考评，利用自己掌握全面情况的优势对教师业务档案、学生成绩档案以及与教学相关的其它档案进行分门别类的管理与归纳等氰协调沟通能力是指教学秘书应具有根据教学的实际情况，处理各种突发事件，协调各种关系的能力。教学秘书不但要能通晓办事渠道，严格把握工作进程，善于统筹安排事务，提高工作效率，而且还应具有较强的应变能力，要在坚持原则的基础上，掌握灵活的协调艺术，处理实际工作中的突发事件。例如，本系(部)教师或学生因某种原因而发生突发事件，这时，教学秘书应首先稳定教师或学生的情绪，然后马上与教务处或其它相关部门取得联系，主动出主意、想对策，协调解决突发事件。最后，与有关部门交涉，以杜绝此类事件的再次发生。在处理整个事件的过程中，教学秘书要力求做到沉着冷静，头绪清楚，把握分寸，灵活处理。
教学秘书在系(部)主任的直接领导下工作，既是学校有关教学规章制度的执行者，又是木系(部)教学活动安排、协调和控制的参谋者。这种“轴心，作用决定了教学秘书必须具备理解能力与表达能力。作为学校有关教学规章制度的执行者，教学秘书应能尽快地准确无误地理解和领会各项规章制度的精神和意图，做到上情下达，如实的贯彻执行。作为本系(部)教学活动安排、协调和控制的参谋者，教学秘书应能及时地、实事求是地将教学中发现的有关情况加以总结和汇报，做到下情上达，定期反馈愈见和建议。表达能力是教学秘书思维深度、知识深度与广度、性格及品质的综合反映。它包括文字表达能力和口头表达能力。由于工作的需要，教学秘书经常要根据实际教学情况编写统计报表和撰写教学文书，这就要求教学秘书具有一定的写作能力，并力求做到写作格式规范标准、语言简练、表达清楚，这就是文字表达能力:教学秘书在整个教学管理工作中，需要经常与教师或学生磋商协调，上悄下达，下情上报，了解情况，解释原因交涉事宜等。这些事项大多都是通过口头叙述来进行的，这就是口头表达能力，口头表达能力直接影响着教学秘书的下作成效，教学秘书应力求做到语言条理清晰、措词得当、简明扼要、表达准确。
随着科技水平的不断提高和管理水平的不断进步管理与科学的融合正将人类带入办公自动化的时化办公自动花可以说是办公室里的一场新的技术革命，它对人类是一种挑战。它的影响己经远远超出了办公室的范昧它不但会带来办公效率的显著提高，还会导致办公质量的不断改善，从而加强了管理工作的科学性。引人现代化办公手段，使办公自动化，对高校的教学管理工作将起到一定的促进作用。这也给教学秘书的工作带来了方便和挑战，同时，对教学秘书的素质也有了更高的要求。
在教学管理过程中，存在着方方面面纷繁复杂的信息，教学秘书应做到去粗取精，去伪存真，准确、及时、有效地收集对上级决策者有用的信息，并能利用计算机进行信息处理，以最快的速度反馈给上级决策者。信息的收集和处理过程，能够从一个侧面检验教学秘书的实际工作能力。因为信息的收集需要研究、分析和判断，不具备有关方面的知识和能力，信息的收集就是盲目的而杂乱无章的;而信息的处理不但涉及处理手段，还涉及处理方法，处理的结果等等。总之，信息的收集和处理需要教学秘书具备发现问题、分析问题、综合问题、解决问题的能力。一个称职的教学秘书会在教学管理工作中，通过收集和处理信息，寻找出有规律、有价值的资料，供上级决策者作决策时参考。
教学秘书是高校众多子系统中最重要的子系统里的一个“网络，教学秘书工作的好坏直接影响到高校教学管理工作的质量，这个“网络，的牢固程度也直接影响着高校教学工作的秩序。因此，随着我国高校改革工作的深化和高校的不断发展，教学秘书只有具备了多方面的素质和能力，才能胜任本职工作，才能更好地为高校的教学工作服务。
